1. Auslagenrückerstattung

Du musst etwas für Dein Gremium im VSETH aus eigener Tasche bezahlen und willst wissen, wie der Prozess dazu ist? Hier die Infos dazu:

Schritt für Schritt:

• Bitte mach Dich vorab schlau, über welchen Budgetposten Deine Auslage am Ende abgerechnet wird:
  • Wird etwas gekauft, muss im Vorfeld klar sein, über welche Budgetposten abgerechnet wird
  • Hier findet ihr eure Budgets (dann links unter entsprechendem Reiter)
• Bitte behaltet alle Originalbelege (Quittungen vom Restaurant, vom Supermarkt etc.). Die MWSt.-Nr. muss darauf deutlich erkennbar sein.
• Bitte füllt dann das folgende Formular für die Rückerstattung immer vollständig aus:
  • Formular Auslagenrückerstattung 2.0_beschreibbar.pdf (zum Ausfüllen am Bildschirm)
  • Formular Auslagenrückerstattung 2.0.pdf (zum Ausdrucken)
• Lasst das Formular bitte von Eurer KSV (kostenstellenverantwortliche Person Eures Gremiums) prüfen und unterzeichnen.
• Bitte reicht das ausgefüllt Formular inklusive aller Originalbelege entweder in a) Papierform (in die Fächer am CAB oder per Post) oder b) als eine pdf-Datei per E-Mail bei der Buchhaltung des VSETH ein. Bitte sendet uns keine Bilder oder andere Dateiformate.
• Die Buchhaltung überweist Euch dann die Auslagen zurück auf Euer angegebenes Konto. Das dauert im Normalfall ca. 2 Wochen.
• (falls Eure Auslage eine vom SpEA definierte Entschädigung ist (z.B. Sitzungsverpflegung), beantragt dies bitte vorab beim SpEA und tragt die SpEA-Antragsnummer auf dem Formular mit ein)

weitere Tipps zum Ausfüllen des Formulars:

(bei Entschädigungen)

Wichtig: sollte etwas falsch sein oder die Buchhaltung Rückfragen haben, dann wird das Formular zur Klärung an die KSV zurückgesendet.

2. Bezahlung von Rechnungen

Ihr habt als Gremium des VSETH eine Rechnung bekommen und wollt, dass diese von der Buchhaltung bezahlt wird?

Anhand folgendes Beispiels wird das Format fürs Einreichen von Rechnungen definiert.

Schritt für Schritt:

• Die Rechnung wird vom der KSV auf Richtigkeit geprüft.
• Die Einreichung erfolgt dann durch die KSV auf einem der zwei Wegen:
  
  
  • Per E-Mail (von KSV ausgehend)
    Betreff: [407 Fotokommission] – Rechnung
    Im E-Mail Text zwingend enthalten:

• • •  Wofür ist die Ausgabe (Anlass)
    •  Sachkonto im Budget (Sache; bspw. Lizenz, Miete, Material)
    •  ein "OK, bitte bezahlen" von KSV
      
      →  an: buchhaltung@vseth.ethz.ch, damit erreichst du Buchhaltung und Quästur.
      
      
  • Per Post
    Oben rechts auf der Rechnung notieren:
    
    Beispiel

• • • 407 – Fotokommission
    • Wofür ist die Ausgabe (Anlass)
    • Sachkonto im Budget (Sache; bspw. Lizenz, Miete, Material)
    • ein "OK, bitte bezahlen" von KSV
      
      → im Seki (CAB E27), hinter dem Tresen gibt es ein Fach. Bitte in das entsprechende Fach legen.

Übersicht Kostenstellen:

Kommissionen

Kostenstellen weiterer Gremien

Kostenstellen des Vorstands