Bezahlung Auslagen und Rechnungen

1. Auslagenrückerstattung

Du musst etwas für Dein Gremium im VSETH aus eigener Tasche bezahlen und willst wissen, wie der Prozess dazu ist? Hier die Infos dazu:

Schritt für Schritt:

  • Bitte mach Dich vorab schlau, über welchen Budgetposten Deine Auslage am Ende abgerechnet wird:
    • Wird etwas gekauft, muss im Vorfeld klar sein, über welche Budgetposten abgerechnet wird
    • Hier findet ihr eure Budgets (dann links unter entsprechendem Reiter)
  • Bitte behaltet alle Originalbelege (Quittungen vom Restaurant, vom Supermarkt etc.). Die MWSt.-Nr. muss darauf deutlich erkennbar sein.
  • Bitte füllt dann das folgende Formular für die Rückerstattung immer vollständig aus:
  • Lasst das Formular bitte von Eurer KSV (kostenstellenverantwortliche Person Eures Gremiums) prüfen und unterzeichnen.
  • Bitte ladet das ausgefüllt Formular inklusive aller Originalbelege als eine pdf-Datei online im Drive der Buchhaltung des VSETH hoch (0300- VSETH Buchhaltung Drive). Bitte sendet uns keine Bilder oder andere Dateiformate. Bitte schaut danach, dass die Belege in der pdf-Datei gut lesbar sind.
  • Die Buchhaltung überweist Euch dann die Auslagen zurück auf Euer angegebenes Konto. Das dauert im Normalfall ca. 2 Wochen.
  • (falls Eure Auslage eine vom SpEA definierte Entschädigung ist (z.B. Sitzungsverpflegung), beantragt dies bitte vorab beim SpEA und tragt die SpEA-Antragsnummer auf dem Formular mit ein)

weitere Tipps zum Ausfüllen des Formulars:

Beschreibung des Gekauften und AnlassKostenstelleSachkonto, gemäss BudgetBetrag in CHF

(bei Entschädigungen)

Beschreibung des Gekauften und Anlass502 SPEA679100 GeschenkeBetrag in CHFSpEA-Antragsnummer

Wichtig: sollte etwas falsch sein oder die Buchhaltung Rückfragen haben, dann wird das Formular zur Klärung an die KSV zurückgesendet.

2. Bezahlung von Rechnungen

Ihr habt als Gremium des VSETH eine Rechnung bekommen und wollt, dass diese von der Buchhaltung bezahlt wird?

Anhand folgendes Beispiels wird das Format fürs Einreichen von Rechnungen definiert.

Schritt für Schritt:

  • Die Rechnung wird vom der KSV auf Richtigkeit geprüft und kontiert (richtige Kostenstelle und Sachkonto).
  • Die Einreichung erfolgt dann durch die KSV durch Hochladen auf das VSETH-Buchhaltungs-Drive bei Google:
    • Papierrechnungen müssen eingescannt und als pdf-Datei hochgeladen werden
    • Rechnungen, die bereits als pdf vorliegen, könnt ihr direkt hochladen
    • Bitte schreibt entweder in die Dateibezeichnung oder in eine Notiz innerhalb der pdf-Datei die Kostenstelle und das Sachkonto, worüber die Rechnung bezahlt werden soll. Hier ein Beispiel für die Bezeichnung der Datei:

Übersicht Kostenstellen:

Kommissionen

Challenge - Allgemein

40101

Challenge - Event

40102

Challenge - Anmeldefest

40103

Challenge - Run

40104

Debattierclub

402

ETH MUN - Allgemein

40301

ETH MUN - ZuMUN

40302

ExBeKo

404

Filmstelle

405

FLiK

406

Kulturstelle - Allgemein

41201

Kulturstelle - WirStellenFest

41202

Forum & Contact - Allgemein

40701

Forum & Contact - poly-e-phair

40702

GECo Allgemein

40901

PolyLAN

40902

SPOD

417

SSC

416

PapperlaPub

415

Polykum

414

Nightline

413

KI

411

HönggerGames

410

Tanzquotient

418

Fotokommission

408

GPK601


Kostenstellen weiterer Gremien

FinA

501

SpEA

502

ITA

503

MR

602

FR - Allgemein603
FR - Sitzungen60301
FR - FRUKDuK60302
FR - TUM Austausch60303
FR - Projektetopf60302


Kostenstellen des Vorstands

VPP

10102

Verband Allgemein

10101

Vorstand Allgemein

20101

Vorstands Projektetopf

20102

Präsidium

202

Quästur

203

Internal Affairs

204

Projekte Allgemein

20501

Winterevents

20502

Summerbar

20503

Conquering

20504

Projekti Weekend

20506

ActivityFair

20505

Projektistamm/PPBE

20507

Helferparty

20509

Hochschulpolitik Allgemein

20601

Idealistic

20602

Austausch

20603

Kampagnen

20604

Studentische Partizipation

20605

Kommunikation Allgemein

20701

TdoT

20702

Osterbrunch

20703

WelcomeWurst

20704

ETH Days

20705

Ersti Bag

20706

StuZ

301

PVK303
ESF701