1. Auslagenrückerstattung

Du musst etwas für Dein Gremium im VSETH aus eigener Tasche bezahlen und willst wissen, wie der Prozess dazu ist? Hier die Infos dazu:

Schritt für Schritt:

• Bitte mach Dich vorab schlau, über welchen Budgetposten Deine Auslage am Ende abgerechnet wird:
  • Wird etwas gekauft, muss im Vorfeld klar sein, über welche Budgetposten abgerechnet wird
  • Hier findet ihr eure Budgets (dann links unter entsprechendem Reiter)
• Bitte behaltet alle Originalbelege (Quittungen vom Restaurant, vom Supermarkt etc.). Die MWSt.-Nr. muss darauf deutlich erkennbar sein.
• Bitte füllt dann das folgende Formular für die Rückerstattung immer vollständig aus:
  • Formular Auslagenrückerstattung 2.0_beschreibbar.pdf (bitte am Bildschirm ausfüllen und digital unterzeichnen (lassen → KSV))
• Lasst das Formular bitte von Eurer KSV (kostenstellenverantwortliche Person Eures Gremiums) prüfen und unterzeichnen.
• Bitte ladet das ausgefüllt Formular inklusive aller Originalbelege als eine pdf-Datei online im Drive der Buchhaltung des VSETH hoch (0300- VSETH Buchhaltung Drive). Bitte sendet uns keine Bilder oder andere Dateiformate. Bitte schaut danach, dass die Belege in der pdf-Datei gut lesbar sind.
• Die Buchhaltung überweist Euch dann die Auslagen zurück auf Euer angegebenes Konto. Das dauert im Normalfall ca. 2 Wochen.
• (falls Eure Auslage eine vom SpEA definierte Entschädigung ist (z.B. Sitzungsverpflegung), beantragt dies bitte vorab beim SpEA und tragt die SpEA-Antragsnummer auf dem Formular mit ein)

weitere Tipps zum Ausfüllen des Formulars:

(bei Entschädigungen)

Wichtig: sollte etwas falsch sein oder die Buchhaltung Rückfragen haben, dann wird das Formular zur Klärung an die KSV zurückgesendet.

2. Bezahlung von Rechnungen

Ihr habt als Gremium des VSETH eine Rechnung bekommen und wollt, dass diese von der Buchhaltung bezahlt wird?

Anhand folgendes Beispiels wird das Format fürs Einreichen von Rechnungen definiert.

Schritt für Schritt:

• Die Rechnung wird vom der KSV auf Richtigkeit geprüft und kontiert (richtige Kostenstelle und Sachkonto).
• Die Einreichung erfolgt dann durch die KSV durch Hochladen auf das VSETH-Buchhaltungs-Drive bei Google:
  • Papierrechnungen müssen eingescannt und als pdf-Datei hochgeladen werden
  • Rechnungen, die bereits als pdf vorliegen, könnt ihr direkt hochladen
  • Bitte schreibt entweder in die Dateibezeichnung oder in eine Notiz innerhalb der pdf-Datei die Kostenstelle und das Sachkonto, worüber die Rechnung bezahlt werden soll. Hier ein Beispiel für die Bezeichnung der Datei:
    

Übersicht Kostenstellen:

Kommissionen

Kostenstellen weiterer Gremien

Kostenstellen des Vorstands