1. Auslagenrückerstattung

Ihr müsst etwas für euer Gremium im VSETH aus eigener Tasche bezahlen und wollt wissen, wie der Prozess dazu ist? Hier die Infos dazu:

Vor dem Einreichen

• Bitte macht euch vorab schlau, über welchen Budgetposten eure Auslage am Ende abgerechnet wird:

  • Wird etwas gekauft, muss im Vorfeld klar sein, über welche Budgetposten abgerechnet wird

  • Hier findet ihr eure Budgets (dann links unter entsprechendem Reiter)

• Bitte behaltet alle Originalbelege (Quittungen vom Restaurant, vom Supermarkt etc.). Die MwSt.-Nummer. muss darauf deutlich erkennbar sein.

• Scannt die Belege als PDF-Datei ein (am besten mit Drucker) und stellt sicher, dass alle Belege in einem PDF-Datei sind und Datei nicht grösser als 1 MB ist.

• Falls eure Auslage eine vom SpEA definierte Entschädigung ist (z.B. Sitzungsverpflegung), beantragt dies bitte vorab beim SpEA und tragt die merke euch die SpEA-Antragsnummer.

Einreichen via Flowable

Im VSETH wird Flowable benutzt, um Prozesse wie Auslagenrückerstatungen zu optimieren und zu automatisieren. Flowable ist unter https://flowable.vseth.ethz.ch zu finden.

1. Nach dem Einloggen rechts unter "Expense claims" den "New expense claim" clicken

2.  Formular ausfüllen

   • Für jede Auslagenrückerstattung muss angegeben werden, ob diese für Entschädigungen sind (SpEA-relevant) oder normale Auslagen sind. Diese erfolgt über die Option "Your expense claim is..." im Formular.

   • Eine Kostenstelle auswählen (nur bei normalen Auslagen) und die Positionen zu der Kostenstelle angeben. Für jede Position ist anzugeben:

     • Positionstext (max. 40 Zeichen bzw. 30 Zeichen bei SpEA): kurz und knapp, aber trotzdem eindeutig, d.h. statt "Bier" lieber "Bier Ersti-OL 18.09.2023"

     • Sachkonto (nur bei normalen Auslagen): wählt das Sachkonto gemäss euer Budget und wofür ihr das Geld ausgegeben habt

     • Betrag (inklusive Mehrwertsteuer) für die Position

     • Mehrwertsteuersatz: in der Schweiz sind drei verschiedene MwSt-Sätze zu finden. Gemäss eure Belege angeben

     • SpEA-Antragsnummer (nur bei Entschädigungen)

   • Kostenstellen und Sachkonten sind in den jeweiligen Dropdown-Menüs zu finden. Die Menüs haben Suchfunktion, d.h. ihr könnt mit den Namen oder Nummern nach Kostenstellen bzw. Sachkonten suchen.

   • Für eine Kostenstelle können mehere Positionen hinzugefügt werden, dafür clicke einfach "Add position" bei der Kostenstelle.

   • Falls eure Auslage mehrere Kostenstellen betrifft, ist es auch möglich, mehrere Kostenstellen anzugeben. Clicke dafür einfach "Add" und eine neue Kostenstelle wird hinzugefügt, wozu ihr Positionen hinzufügen könnt.

3. Wenn ihr alles korrekt ausgefüllt habt, dann solltet ihr auf dem Page rechts oben den blauen "Submit" Button sehen. Wenn ihr das clickt, wird euer Antrag eingereicht. Falls das Button grau ist, kontrolliert euer Formular, ob ihr alles korrekt eingetippt habt. Das "Save"-Button speichert nur was ausgefüllt wurde, aber reicht das Formular nicht ein!

4. Die KSVs der Kostenstellen werden per Mail benachrichtigt, und die müssen eure Auslagen für ihre Kostenstellen genehmigen. Falls ihr selber KSV für die Kostenstelle seid, wird dieser Schritt automatisch erledigt.

5. Euer Antrag wird von der VSETH-Quästur überprüft und wird ggf. genehmigt, zur Klärung an euch zurückgesendet, oder abgelehnt.

6. Euer Antrag wird von der VSETH-Buchhaltung überprüft und wird ggf. genehmigt, zur Klärung an euch zurückgesendet, oder abgelehnt.

7. Falls euer Antrag bis hier geschafft hat und genehmigt wird, werdet ihr per Mail benachrichtigt und die Auszahlung soll in den nächsten Tagen folgen.

8. Wenn die Auslagen ausbezahlt werden, kriegt ihr nochmal eine Mail.

2. Bezahlung von Rechnungen

Ihr habt als Gremium des VSETH eine Rechnung bekommen und wollt, dass diese von der Buchhaltung bezahlt wird?

Diese erfolgt auch über Flowable. Dieser Prozess soll nur von KSVs gestartet werden! Dafür im Flowable:

1. "New" → "Work" → "Submit invoice (KSV)" clicken
2. Die Rechnung als PDF-Datei hochladen und rechts oben "Submit" clicken
3. Flowable Flowable den QR-Code von QR-Rechnungen lesen. Mit den meisten Dateien funktioniert das auch gut, manchmal klappt es aber nicht, oder euer Rechnung ist keine QR-Rechnung. Falls Flowable den QR-Code erkennt, werden die Lieferanten- und Zahlungsdetails (IBAN, Referenz) automatisch ausgefüllt. Bei QR-Rechnungen, die nicht gelesen werden konnten, sind die Lieferanten- und Zahlungsdetails gemäss QR-Teil auszufüllen.
4. Im Prozess sieht ihr nur die Kostenstellen, für die ihr KSV seid. Wählt die Kostenstelle aus und kontiere die Rechnung mit den Positionen (zu Positionen, siehe Auslagenrückerstattungen oben)
5. Euer Rechnung wird von der VSETH-Quästur überprüft und wird ggf. genehmigt, zur Klärung an euch zurückgesendet, oder abgelehnt.
6. Euer Antrag wird von der VSETH-Buchhaltung überprüft und wird ggf. genehmigt, zur Klärung an euch zurückgesendet, oder abgelehnt.
7. Falls eure Rechnung bis hier geschafft hat und genehmigt wird, werdet ihr per Mail benachrichtigt und die Rechnung soll in den nächsten Tagen beglichen werden.
8. Wenn die Rechnung beglichen wird, kriegt ihr nochmal eine Mail.

Flowable FAQ

Übersicht Kostenstellen:

Kommissionen

Kostenstellen weiterer Gremien

Kostenstellen des Vorstands