Auslagenrückerstattung

Seit Januar 2020 verwendet der VSETH einen neuen Kontenplan mit neuen Kostenstellen.
Die neuen Kostenstellen findet ihr rechts. Hier findet ihr eure Budgets (dann links unter entsprechendem Reiter).

Grundsätze

  • Rechnungen und Rückerstattungen werden von der VSETH Buchhalterin Lenka Hagnauer erfasst.
  • Wird etwas gekauft, muss im Vorfeld klar sein, über welche Budgetposten abgerechnet wird.
  • Überweisungen werden im Normalfall innert zwei Wochen getätigt. Kann auch länger dauern.
  • Bitte keine Rechnungen aus eurer eigenen Tasche vorschiessen, da sich dies schlecht mit der MwSt. Abrechnung verträgt.
  • Präsidium und Vizepräsidium sind für das Budget der Kommission verantwortlich. Eingereicht werden sollen die Rechnungen von den Kostenstellenverantwortlichen.

Auslagen Rückerstattung

Formular für Rückerstattungen:

Formular_Auslagerückerstattungen.pdf

Formular Auslagerückerstattungen interaktiv.pdf

    • Rückerstattungen erfolgen ausschliesslich durch Übwerweisung.
    • Im oberen Teil die Angaben zu auszuzahlenden Person angeben. Die Bankdetails müssen nur beim ersten Belege ausgefüllt werden. Bei Änderungen bitte melden.
    • Am Ende muss das Vize-/Präsidium signieren.

Das Formular zur Auslage Rückerstattung wie folgt ausfüllen:

Beschreibung des Gekauften und AnlassKostenstelleSachkonto, gemäss BudgetBetrag in CHF

Bei (zusätzlichen) Entschädigungen

      • Darunter laufen Sitzungsverpflegung und weiteres. (Siehe Reverse)
      • ! Diese müssen beantragt werden und werden erst nach Genehmigung ausbezahlt.
      • Betreffende Zeile folgendermassen im Formular ausfüllen:
Beschreibung des Gekauften und AnlassSPEA679100 GeschenkeBetrag in CHF

Rechnungen

Anhand folgendes Beispiels wird das Format fürs Einreichen von Rechnungen definiert.


Per E-Mail
(von KSV ausgehend)

Betreff: [407 Fotokommission] – Rechnung

Im E-Mail Text zwingend enthalten:

    •  Wofür ist die Ausgabe (Anlass)
    •  Sachkonto im Budget (Sache; bspw. Lizenz, Miete, Material)
    •  ein "OK, bitte bezahlen" von KSV

→  an: buchhaltung@vseth.ethz.ch, damit erreichst du Buchhaltung und Quästur.

 
Per Post
Oben rechts auf der Rechnung notieren:
Beispiel

    • 407 – Fotokommission
    • Wofür ist die Ausgabe (Anlass)
    • Sachkonto im Budget (Sache; bspw. Lizenz, Miete, Material)
    • ein "OK, bitte bezahlen" von KSV

→ im Seki (CAB E 27), hinter dem Tresen gibt es ein angeschriebenes Fach. In das entsprechende Fach legen.


Kostenstellen der Kommissionen

Challenge - Allgemein

40101

Challenge - Event

40102

Challenge - Anmeldefest

40103

Challenge - Run

40104

Debattierclub

402

ETH MUN - Allgemein

40301

ETH MUN - ZuMUN

40302

ExBeKo

404

Filmstelle

405

FLiK

406

Kulturstelle - Allgemein

41201

Kulturstelle - WirStellenFest

41202

Forum & Contact - Allgemein

40701

Forum & Contact - poly-e-phair

40702

GECo Allgemein

40901

PolyLAN

40902

SPOD

417

SSC

416

PapperlaPub

415

Polykum

414

Nightline

413

KI

411

HönggerGames

410

Tanzquotient

418

Fotokommission

408

GPK601


Kostenstellen weiterer Gremien

FinA

501

SpEA

502

ITA

503

MR

602

FR - Allgemein603
FR - Sitzungen60301
FR - FRUKDuK60302
FR - TUM Austausch60303
FR - Projektetopf60302


Kostenstellen des Vorstands

VPP

10102

Verband Allgemein

10101

Vorstand Allgemein

20101

Vorstands Projektetopf

20102

Präsidium

202

Quästur

203

Internal Affairs

204

Projekte Allgemein

20501

Winterevents

20502

Summerbar

20503

Conquering

20504

Projekti Weekend

20506

ActivityFair

20505

Projektistamm/PPBE

20507

Helferparty

20509

Hochschulpolitik Allgemein

20601

Idealistic

20602

Austausch

20603

Kampagnen

20604

Studentische Partizipation

20605

Kommunikation Allgemein

20701

TdoT

20702

Osterbrunch

20703

WelcomeWurst

20704

ETH Days

20705

Ersti Bag

20706

StuZ

301

PVK303
ESF701